В бизнесе, где время — один из ключевых ресурсов, ручная обработка документов и отслеживание их статусов в системах электронного документооборота (ЭДО) может существенно замедлять рабочие процессы. Если вы тратите часы на пересылку документов клиентам и поставщикам или проверку их статуса в ЭДО — эти задачи можно легко автоматизировать.
Оптимизируйте рабочие процессы с помощью нашей инновационной интеграции между Битрикс24 и системой электронного документооборота Saby.
Исходящие:
1. Менеджер работает в Битрикс24, создает исходящий документ, например элемент смарт-процесса «Исходящие», загружает файл документа (акт, акт сверки взаиморасчетов, договор, счет). Возможность работы с многосторонними договорами.
2. Система автоматически передает данные в Saby, сотрудник с доступом в личный кабинет Saby и правом электронной подписи получает уведомление со ссылкой на документ, переходит по ссылке сразу на страницу документа в Saby и отправляет его.
3. Далее система автоматически проверяет статус отправленного документа и проставляет его в смарт-процессе по Исходящим в Битрикс24.
Входящие:
1. Менеджер работает в Битрикс24 и регулярно получает все Входящие документы из Saby, например в виде элементов смарт-процесса «Входящие». В Битрикс24 в указанную в активити бизнес-процесса папку загружаются все вложенные файлы полученных Входящих документов согласно их типам (акт, акт сверки взаиморасчетов, договор, счет и т.д.).
2. Система автоматически передает данные в Saby, сотрудник с доступом в личный кабинет Saby и правом электронной подписи получает уведомление со ссылкой на документ, переходит по ссылке в карточку элемента смарт-процесса «Входящие». Из нее может перейти по ссылке на страницу документа в Saby и может его Утвердить (подписать).
3. Система автоматически проверяет статус полученного документа и проставляет его в смарт-процессе «Входящие» в Битрикс24.
Что нужно для начала обмена документами через приложение?
Для внедрения приложения и запуска автоматизированного обмена документами необходимо выполнить несколько простых шагов:
1. Оформление отношений с Saby: Зарегистрируйтесь у поставщика ЭДО Saby (Тензор) и подпишите соглашение.
2. Электронная подпись: Оформите электронную подпись для руководителя, чтобы подписывать документы в Saby.
3. Проверка ЭДО контрагента: Уточните, с какой системой ЭДО работает ваш контрагент, и при необходимости настройте роуминг.
4. Установка приложения: Установите наше приложение для интеграции Битрикс24 и Saby.
5. Настройка бизнес-процесса: Адаптируйте ваш бизнес-процесс в Битрикс24 для отправки и проверки состояния документов.
После установки приложения в разделе «Действия приложений» в настройках бизнес-процессов Битрикс24 появятся пять новых активити, которые расширят функциональность вашей системы:
1. Отправка документов в Saby
2. Замена документа в Saby
3. Проверка документов в Saby (проверка статуса)
4. Получение входящих документов из Saby
5. Проверка входящих документов в Saby (проверка статуса)
Работа с исходящими документами
1.1. Входные данные:
- ID файла для отправки в Saby – Тип поля Файл (Диск) (множественное), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF.
- Тип документа – Тип поля Строка (акт, договор, счет, акт сверки).
- Наш ИНН (ИНН вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка.
- Наш КПП (КПП вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка.
- ИНН контрагента – Тип поля Строка (ИНН вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом)
- КПП контрагента (для юр.лиц) – Тип поля Строка (КПП вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом).
- Примечание - Тип поля Строка.
1.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- ID документа в Saby.
- Ссылка на документ в Saby.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
В случае необходимости отправки многостороннего договора нужно использовать отдельное активити «Отправка многостороннего договора в Saby».
2.1. Входные данные:
- ID документа в Saby – Тип поля Строка.
- ID нового файла для замены в Saby – Тип поля Файл (Диск), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF (множественное).
2.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- Результат замены документа в Saby.
- Ссылка на документ в Saby.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
3. Проверка документов в Saby (проверка статуса документа)
3.1. Входные данные:
- ID документа в Saby – Тип поля Строка.
3.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- Состояние документа в Saby (строка).
- Примечание к состоянию документа в Saby.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
Работа с входящими документами
4. Получение входящих документов из Saby
4.1. Нужно настроить бизнес-процесс на какой-либо сущности CRM, например на Контакте, в котором будет в цикле (с заданной периодичностью) срабатывать активити приложения по запросу из Saby всех новых входящих документов определенного типа, за указанный в активити диапазон дат (не больше 1 месяца). Поля активити:
- ID файла для отправки в СБИС – Тип поля Файл (Диск) (множественное), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF.
- Тип документа – Тип поля Выпадающий список (акт, договор, счет, акт сверки) — обязательное, не множественное.
- ИНН контрагента для фильтра (ИНН вашего контрагента, по которому вы хотите загрузить входящие документы указанного типа за заданный интервал дат) – Тип поля Строка.
- Наш КПП (КПП вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка.
- Примечание - Тип поля Строка.
4.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- ID документа в Saby.
- Ссылка на документ в Saby.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
5. Проверка входящих документов в Saby (проверка статуса)
5.1. Периодически запрашивая через это активити в бизнес-процессе текущее сосотояние, вы сможете в соотвествии с ним ставить стадию элемента смарт-процесса «Входящие» и менеджер будет всегда знать когда документ стал утвержденным или отклоненным в Saby. Входные данные:
- ID документа в Saby– Тип поля Строка.
5.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса):
- Состояние документа в Saby (строка).
- Примечание к состоянию документа в Saby.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
Требования к тарифу
Для работы приложения и полноценного использования бизнес-процессов с интеграцией в Saby необходим один из следующих тарифов Битрикс24: Профессиональный, Энтерпрайз или коробочная версия.
Почему наше приложение — ваш лучший выбор?
Наше решение создано для компаний, которые ценят время и стремятся к оптимизации внутренних процессов. Интеграция Битрикс24 и Saby через наше приложение позволяет автоматизировать рутинные задачи, минимизировать ошибки и обеспечить полный контроль над документооборотом. Вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, пока приложение заботится о документах.
Готовы упростить документооборот? Свяжитесь с нами, и мы поможем настроить приложение под ваши задачи, обеспечив его бесшовную интеграцию в ваши бизнес-процессы.
